PROJEKT- & PRAXISBERICHT
Manchmal ist der wirtschaftlichste Weg nicht, eine bestehende IT zu
optimieren, sondern sie grundlegend neu zu denken. Dieser anonymisierte
Praxisbericht beschreibt ein Projekt, in dem wir die gesamte IT eines
Unternehmens übernommen, radikal konsolidiert und auf ein modernes,
sicheres Fundament gestellt haben – von einer über Jahre gewachsenen
200-Server-Landschaft zu einer homogenen Umgebung mit zwei verbliebenen
Servern.
Kurzantwort
Ein Unternehmen wollte seine IT auf Wunsch des Vorstands vollständig
auslagern. Wir haben die lokale Domänen- und Serverstruktur komplett
übernommen, die Umgebung nach Microsoft 365 und Azure überführt, von
rund 200 auf zwei notwendige Server reduziert, den Rest als SaaS-Dienste
bereitgestellt und alles über Entra ID mit Single Sign-On abgesichert.
Ergänzt wurde das durch Patch-Management, ESET-MDR mit SOC-Anbindung und
ein ISMS – sowie durch die Übernahme eines Teils der bestehenden
IT-Mitarbeiter.
Die
Ausgangslage: gewachsen, teuer, unübersichtlich
Die IT-Umgebung war über viele Jahre organisch gewachsen. Das
Ergebnis war ein in der Praxis häufiges Muster: rund 200 Server, von
denen jeder Administrator im Laufe der Zeit „seine” Werkzeuge und
Speziallösungen hinzugefügt hatte. Was einzeln jeweils sinnvoll
erschien, ergab in Summe eine heterogene, schwer zu wartende Landschaft
mit hohen Betriebskosten, unklaren Abhängigkeiten und einer
Sicherheitslage, die niemand mehr vollständig überblickte.
Der Vorstand traf eine klare Entscheidung: Die IT sollte nicht intern
weitergeführt, sondern vollständig ausgelagert werden – mit dem Ziel,
Kosten zu senken, die Komplexität zu reduzieren und ein professionelles,
durchgängiges Sicherheitsniveau zu erreichen.
Der Ansatz:
nicht optimieren, sondern neu ordnen
Der entscheidende Schritt war die Erkenntnis, dass eine reine
Kostenoptimierung der bestehenden Struktur zu kurz gegriffen hätte.
Statt 200 Server günstiger zu betreiben, haben wir gefragt: Welche
dieser Systeme werden wirklich noch als eigener Server gebraucht – und
was lässt sich durch moderne, standardisierte Dienste ersetzen?
Das Vorgehen im Überblick:
- Bestandsaufnahme und Bereinigung. Jede Anwendung
und jeder Server wurde daraufhin geprüft, ob er noch benötigt wird,
durch einen Standarddienst ersetzbar ist oder ersatzlos entfallen
kann. - Migration in die Cloud. Die Umgebung wurde nach
Microsoft 365 und Azure überführt. Nur die tatsächlich notwendigen
Serverfunktionen wurden als virtuelle Maschinen übernommen. - Konsolidierung auf zwei Server. Aus rund 200
Servern wurde eine homogene Umgebung, die mit zwei verbliebenen Servern
auskommt. Alle weiteren Funktionen laufen als SaaS-Dienste. - Zentrale Identität mit Entra ID. Über Identitäts-
und Zugriffsmanagement (IAM) auf Basis von Entra ID wurden nahezu alle
neuen Dienste per Single Sign-On angebunden – ein zentraler Hebel für
Sicherheit und Bedienbarkeit zugleich.
Warum
SSO und zentrale Identität den Unterschied machen
Die Anbindung fast aller Dienste über Single Sign-On war nicht nur
eine Komfortfunktion. Sie ist ein wesentlicher Sicherheitsgewinn:
Zugänge werden zentral verwaltet, Berechtigungen sind an einer Stelle
nachvollziehbar, das Onboarding und – mindestens ebenso wichtig – das
saubere Offboarding von Mitarbeitenden erfolgt kontrolliert. Statt
verstreuter Einzelkonten in unzähligen Systemen gibt es eine zentrale,
überprüfbare Identität. Genau diese Nachvollziehbarkeit ist auch für
Compliance-Anforderungen ein entscheidender Baustein.
Die Sicherheitsarchitektur
Auf dem konsolidierten Fundament wurde ein durchgängiges
Sicherheitskonzept aufgebaut:
- Patch-Management auf allen Clients, damit
Sicherheitsupdates zuverlässig und zeitnah eingespielt werden - ESET-MDR (Managed Detection and Response) in der
Elite-Ausführung mit SOC-Anbindung, sodass Bedrohungen
kontinuierlich erkannt und bearbeitet werden – auch außerhalb der
Bürozeiten - Ein ISMS
(Informationssicherheits-Managementsystem), das die technischen
Maßnahmen organisatorisch einrahmt und die Sicherheit strukturiert
steuerbar macht - Bereitstellung eines externen ISB
(Informationssicherheitsbeauftragten) im Hinblick auf die
TISAX-Anforderungen des Unternehmens
Erst dieses Zusammenspiel aus zentraler Identität, kontinuierlichem
Schutz, geregeltem Patch-Management und organisatorischem Rahmen ergibt
ein Sicherheitsniveau, das eine gewachsene Einzeltool-Landschaft nie
erreichen konnte.
Die menschliche
Seite: Mitarbeiterübernahme
Eine vollständige Auslagerung betrifft immer auch die Menschen, die
die IT bisher betreut haben. Weil der Vorstand die IT komplett abgeben
wollte, haben wir den bestehenden IT-Mitarbeitenden ein Übernahmeangebot
gemacht und einen Teil von ihnen übernommen. Das sichert nicht nur
wertvolles Wissen über die gewachsene Umgebung, sondern nimmt einem
solchen Wechsel auch die soziale Härte. Auslagerung muss nicht bedeuten,
dass Menschen auf der Strecke bleiben.
Das Ergebnis
Am Ende stand eine Umgebung, die in fast jeder Hinsicht besser
dasteht als die Ausgangslage: deutlich niedrigere Betriebskosten durch
den Wegfall von rund 198 Servern und den Umstieg auf SaaS, eine homogene
und wartbare Struktur statt einer Sammlung von Einzellösungen, ein
durchgängig hohes Sicherheitsniveau über zentrale Identität, MDR/SOC und
ISMS – und die Erfüllung des Vorstandswunsches, die IT vollständig in
professionelle externe Hände zu geben.
Nicht jedes
Projekt ist eine Komplettauslagerung
Dieses Projekt war eine vollständige Übernahme, weil das der
ausdrückliche Wunsch war. Das ist aber nicht der einzige Weg. Bei
anderen Kunden arbeiten wir eng mit der internen IT zusammen, wenn nicht
alle Dienste ausgelagert werden sollen. Ob vollständige Übernahme oder
partnerschaftliche Ergänzung des internen Teams – der richtige Zuschnitt
hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.
Häufige Fragen (FAQ)
Bedeutet eine Komplettauslagerung immer den Verlust der
eigenen IT-Mitarbeiter? Nein. In diesem Projekt haben wir einen
Teil der bestehenden Mitarbeitenden übernommen. Das erhält wertvolles
Wissen und macht den Übergang für alle Beteiligten fairer.
Warum überhaupt von 200 auf 2 Server – geht dabei nichts
verloren? Der Großteil der Server war über die Jahre
entstanden, ohne dass jede Funktion noch als eigener Server nötig
gewesen wäre. Vieles ließ sich durch standardisierte SaaS-Dienste
ersetzen. Übernommen wurde nur, was wirklich als eigener Server
gebraucht wird.
Ist eine ausgelagerte, cloud-basierte Umgebung sicherer als
die vorherige lokale? In diesem Fall deutlich. Zentrale
Identität mit SSO, durchgängiges Patch-Management, MDR mit SOC und ein
ISMS ergeben ein Schutzniveau, das eine heterogene Einzeltool-Landschaft
nicht erreichen konnte. Sicherheit entsteht dabei aus dem Zusammenspiel
der Bausteine, nicht aus einer einzelnen Maßnahme.
Muss ich meine IT komplett auslagern, oder geht auch
teilweise? Beides ist möglich. Wo nicht alle Dienste
ausgelagert werden sollen, arbeiten wir mit der internen IT zusammen und
ergänzen sie gezielt.
Fazit
Der größte Hebel lag in diesem Projekt nicht im Sparen an einzelnen
Servern, sondern im Mut, eine gewachsene Struktur grundlegend neu zu
ordnen. Aus einer teuren, unübersichtlichen 200-Server-Umgebung wurde
eine homogene, sichere und wirtschaftliche Landschaft mit zwei Servern,
moderner Cloud-Basis und einem durchgängigen Sicherheitskonzept – ohne
die Menschen dabei zurückzulassen.
Passende Leistungen von UBESAFE: IT-Outsourcing &
Managed Services · Externer ISB/CISO · Microsoft 365
Managed · TISAX-Vorbereitung
UBESAFE übernimmt IT-Umgebungen vollständig oder ergänzt
bestehende IT-Teams gezielt – von der Konsolidierung über die
Cloud-Migration bis zum durchgängigen Sicherheitskonzept. Vereinbaren
Sie ein kostenloses
Erstgespräch.