Externer KI-Beauftragter
EU AI Act · KI-Governance
KI-Governance und AI-Act-Compliance als Managed Service. Wir bauen Ihr Governance-System auf, sichern die Umsetzung ab und bereiten Ihre Mitarbeitenden vor — an der Seite Ihrer internen Verantwortlichen.
- KI-Verzeichnis, Richtlinie und Freigabeprozess aus einer Hand
- Umsetzung durch KI-Entwickler abgesichert — nicht nur Papier
- Schulungen und dokumentierte KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act
oder direkt anrufen
- 05362 9752850
Die Pflicht gilt bereits seit dem 2. Februar 2025. Anbietende und Betreibende müssen sicherstellen, dass Beschäftigte und andere eingesetzte Personen über ausreichende KI-Kompetenz verfügen – dokumentiert und nachweisbar.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
KI ist längst im Unternehmen — die Kontrolle oft nicht
Diese Sorgen hören wir in fast jedem Erstgespräch. Sie sind berechtigt — und lösbar.
Wir wissen gar nicht, wer bei uns schon KI nutzt.
Schatten-KI ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Ein KI-Verzeichnis mit klarem Freigabeprozess macht sichtbar, was läuft — ohne die Nutzung abzuwürgen.
Umsetzungs-Hürden
Führt die Unklarheit in Ihren IT-Prozessen zu Verwirrung innerhalb Ihrer Teams und verlangsamt dies die Umsetzung von Projekten?
Innovations-Lücken
Kennen Sie das Gefühl der Hilflosigkeit, wenn ein technischer Defekt Ihre Pläne durchkreuzt und Ihre gesamte Abteilung in eine Zwangspause schickt?
Verpasste Deadlines
Fühlt es sich manchmal so an, als ob Ihre IT-Infrastruktur aus einer anderen Zeit stammt, gerade wenn Sie am meisten auf die Technik angewiesen sind?
Schnittstellen-Probleme
Haben Sie bereits kritische Sicherheitslücken in Ihrem Unternehmen erst bemerkt, als es fast zu spät war? Insbesondere in einer Zeit, in der Cyberbedrohungen immer raffinierter werden?
Stress & Zeitdruck
Sind die Programme und Tools Ihres Unternehmens, so überladen, dass sie niemand im Unternehmen nutzen möchte, obwohl diese die Arbeit vereinfachen sollten?
Was Ihr externer KI-Beauftragter übernimmt
Richtlinien, Governance-Implementierung und laufende Überwachung — abgestimmt auf Datenschutz, Informationssicherheit und Ihre Geschäftsprozesse.
KI-Verzeichnis
Aufbau und Pflege eines vollständigen Verzeichnisses aller eingesetzten KI-Systeme.
Risikoklassifizierung
Bewertung aller KI-Systeme nach den Risikoklassen des AI Act.
KI-Richtlinie & Freigabeprozess
Erstellung einer verbindlichen KI-Richtlinie mit klarem Freigabeprozess für neue Anwendungen.
Tool- & Schatten-KI-Prüfung
Prüfung von Microsoft Copilot, ChatGPT, Fachanwendungen — und der Schatten-KI, die keiner gemeldet hat.
Schulungen & KI-Kompetenz
Schulungen und dokumentierte KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden nach Art. 4 AI Act.
Datenschutz & Lieferanten
Datenschutz-, Informationssicherheits- und Lieferantenprüfung eingesetzter KI-Dienste.
Risikoanalysen & DSFA
Unterstützung bei Risikoanalysen und Datenschutz-Folgenabschätzungen.
Menschliche Kontrolle
Festlegung menschlicher Kontroll- und Freigabeverfahren für kritische Entscheidungen.
Laufende Überwachung
Überwachung von Änderungen, Vorfällen und neuen KI-Anwendungen im Unternehmen.
Regelmäßiger Bericht an Geschäftsführung, ISB und Datenschutzbeauftragten. Bei Hochrisiko-KI kommen organisatorische Maßnahmen, kompetente menschliche Aufsicht, Protokollierung und die Meldung schwerwiegender Vorfälle hinzu.
Klare Rollenverteilung
Wir steuern das Governance-System — Sie behalten die Kontrolle
Ein externer KI-Beauftragter nimmt Ihnen nicht die gesamte Verantwortung ab. Die operative menschliche Aufsicht über kritische Entscheidungen bleibt intern — wir qualifizieren und unterstützen Ihre Verantwortlichen dabei.
- UBESAFE übernimmt
- Bleibt intern
- Steuerung und Kontrolle des gesamten KI-Governance-Systems
- Richtlinien, Prozesse und Dokumentation — erstellt und gepflegt
- Governance-Implementierung, abgesichert durch KI-Entwickler
- Schulung und Qualifizierung Ihrer internen Verantwortlichen
- Regelmäßiger Bericht an Geschäftsführung, ISB und Datenschutzbeauftragten
- Operative menschliche Aufsicht über kritische Entscheidungen
- Qualifizierte Personen, die eingreifen und Ergebnisse verwerfen können
- Die Befugnis, ein KI-System im Ernstfall zu stoppen
- Gesamtverantwortung der Geschäftsführung
Ubi erklärt
Warum die Aufsicht intern bleibt
Kritische KI-Entscheidungen brauchen Menschen, die tatsächlich eingreifen, Ergebnisse verwerfen oder das System stoppen können — direkt im Unternehmen. Ihr externer KI-Beauftragter steuert und kontrolliert das Governance-System dahinter.
Vertragsgestaltung
Sauber geregelt, von Anfang an
Diese Punkte gehören mindestens in den Vertrag — transparent und nachvollziehbar.
Hinweis: UBESAFE erbringt keine Rechtsberatung. Für rechtliche Fragen zur AI-Act-Auslegung arbeiten wir mit Ihrer Kanzlei zusammen.
- Aufgaben und Abgrenzung der Rolle
- Zugriffs-, Informations- und Prüfungsrechte
- Reaktionszeiten bei KIHaftungsgrenzen und BerufshaftpflichtVorfällen
- Reaktionszeiten bei KI-Vorfällen
- Berichtslinie zur Geschäftsführung
- Verantwortungsmatrix: Kunde, UBESAFE, Datenschutz, ISB
- Vertraulichkeit und ggf. Auftragsverarbeitung
- Klarstellung: keine Rechtsberatung
Aus einer Hand
Die passende Ergänzung zu Ihrem Sicherheits-Setup
Nicht nur Richtlinien: technische Umsetzung und laufende Überwachung, nahtlos verzahnt mit unseren weiteren Leistungen.
Externer ISB / CISO
Informationssicherheit als Managed Service — die Basis, auf der KI-Governance aufsetzt.
Datenschutz
Externer Datenschutzbeauftragter, DSFA und Auftragsverarbeitung aus einem Guss.
M365 & Copilot
Sichere Microsoft-365-Umgebung — inklusive Copilot-Absicherung und Berechtigungen.
Managed Security
Laufende technische Überwachung, die KI-Vorfälle erkennt, bevor sie eskalieren.
Häufige Fragen zur KI-Beauftragung
Brauchen wir überhaupt eine:n KI-Beauftragte:n? Das ist doch nicht Pflicht.
Eine formale Bestellpflicht wie beim Datenschutzbeauftragten gibt es nicht. Die Pflichten aus dem AI Act — KI-Kompetenz, Risikobewertung, menschliche Aufsicht, Dokumentation — gelten trotzdem. Jemand muss sie steuern; der externe KI-Beauftragte ist die pragmatische Antwort darauf.
Übernimmt UBESAFE die volle Verantwortung für unsere KI-Compliance?
Nein — und Vorsicht vor Anbietenden, die das versprechen. Die Gesamtverantwortung bleibt bei der Geschäftsführung, die operative Aufsicht über kritische Entscheidungen bei qualifizierten internen Personen. Wir bauen und steuern das Governance-System, qualifizieren Ihre Verantwortlichen und stehen Ihnen laufend zur Seite.
Was unterscheidet UBESAFE von einer reinen Beratung?
Wir liefern nicht nur Richtlinien-PDFs. Unsere KI-Entwickler sichern die technische Umsetzung ab, wir überwachen laufend Änderungen, Vorfälle und neue KI-Anwendungen — und berichten regelmäßig an Geschäftsführung, ISB und Datenschutzbeauftragten.
Wir benutzen nur ChatGPT und Copilot. Betrifft uns der AI Act trotzdem?
Ja. Als Betreiber:in von KI-Systemen gilt die KI-Kompetenz-Pflicht (Art. 4) bereits seit dem 2. Februar 2025 — auch für Standard-Tools. Dazu kommen Datenschutz- und Informationssicherheitsanforderungen sowie die Frage, welche Schatten-KI ungemeldet im Einsatz ist.
Ist das auch eine Rechtsberatung?
Nein. Wir erbringen Governance-, Sicherheits- und Umsetzungsleistungen — keine Rechtsberatung. Bei rechtlichen Auslegungsfragen zum AI Act arbeiten wir mit Ihrer Kanzlei zusammen; die Abgrenzung ist vertraglich klar geregelt.
Wie startet die Zusammenarbeit?
Mit der Gratis-Analyse: Wir erfassen, welche KI-Systeme im Einsatz sind, geben eine Ersteinschätzung zu Risikoklassen und Pflichten und schlagen einen konkreten Fahrplan vor. Danach entscheiden Sie, ob und in welchem Umfang wir übernehmen.
Kostenloses Erstgespräch
- Wir melden uns innerhalb eines Werktages.
- Kostenloses, unverbindliches Erstgespräch.
- Klare Empfehlung & transparentes Angebot - meist zum Festpreis
- 05362 9752850
- anfrage@ubesafe.de
- Ladestr. 2, 38442 Wolfsburg
Ihre Ansprechpartner
Alexander Brütsch
Geschäftsführung
Stefan Wagner
Geschäftsführung
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