Microsoft 365 Migration

Planung & Cutover

Strukturierte Migration mit minimaler Unterbrechung – inklusive Nachbetreuung.
Datenaustausch dargestellt in einem Kreis

Microsoft 365 Migration für Unternehmen

UBESAFE migriert Microsoft 365 strukturiert – inklusive sauberem Cutover‑Plan, minimaler Unterbrechung und dokumentierter Umsetzung. Ziel ist nicht nur „Daten rüber”, sondern ein stabiler Zustand nach dem Go‑Live. Deshalb führen wir auf Wunsch direkt in den Managed Tenant Betrieb über, damit Security‑Policies, Rollen, Support und Betrieb anschließend sauber greifen.

Migrationen scheitern häufig an fehlender Planung, Abhängigkeiten und einem unstabilen Betrieb nach dem Go‑Live. Im nächsten Abschnitt zeigen wir die typischen Stolpersteine – und wie wir sie mit klaren Phasen vermeiden.

Was bei Microsoft-365-Migrationen wirklich zählt

Eine Microsoft-365-Migration ist mehr als das Verschieben von Postfächern. Identitäten, Berechtigungen, Sicherheit, Datenschutz, Geräte und Arbeitsweisen greifen ineinander – Fehler zeigen sich oft erst nach dem Cutover. Deshalb denken wir Migrationen ganzheitlich: technisch sauber, nachvollziehbar dokumentiert und so geplant, dass Produktivität, Sicherheit und Compliance von Anfang an funktionieren. Wir starten immer mit einem Kennenlerntermin und einer strukturierten Erstanalyse (Discovery). Auf dieser Basis definieren wir Zielbild, Migrationspfad, Risiken und Abhängigkeiten – und arbeiten, wo möglich, mit Festpreis oder Festpreisrahmen. Migrationen setzen wir regelmäßig auch remote und international um. Vor-Ort-Termine sind optional und werden nur eingeplant, wenn sie fachlich sinnvoll sind.

Klar definierter Scope & Abnahmekriterien

Dokumentiert, audit-fähig und nachvollziehbar

Best-Practice-Vorgehen & etablierte Migrations-Tools

Planung, Pilot, Cutover & Hypercare aus einem Guss

So lösen wir typische Probleme bei Migrationen

Berechtigungen & Rollen

Zugriffe fehlen, sind zu weit gefasst oder historisch gewachsen und nicht mehr nachvollziehbar.

Lösung

Berechtigungs-Cleanup vor dem Go-Live, klare Rollen- und Governance-Konzepte sowie Pilotgruppen mit Abnahme-Checklisten sorgen für nachvollziehbare, geprüfte und dauerhaft wartbare Zugriffe.

Outlook & Autodiscover

Profile verbinden sich nicht sauber, Autodiscover greift falsch oder mobile Geräte synchronisieren unzuverlässig.

Lösung

Saubere DNS- und Autodiscover-Planung, strukturierte Wellenmigrationen und klare User-Guides stellen stabile Clients sicher – ergänzt durch Hypercare nach dem Go-Live.

SMTP & Scanner

Scanner, Anwendungen oder Systeme können nach der Migration keine E-Mails mehr versenden.

Lösung

Definition eines klaren SMTP-Zielbilds (Connectoren, Relays, Authentifizierung), Tests vor dem Cutover und vollständige Dokumentation verhindern Ausfälle im Tagesbetrieb.

Teams & SharePoint

Unstrukturierte Teams, doppelte Ablagen und fehlende Verantwortlichkeiten führen zu Schatten-IT.

Lösung

Governance für Teams und SharePoint mit Namenskonventionen, Lifecycle-Regeln, klaren Besitzern und strukturierter Migration sorgt für Ordnung und nachhaltige Zusammenarbeit.

Security-Nacharbeit

Sicherheitsmaßnahmen werden erst nach der Migration berücksichtigt – mit erhöhtem Risiko.

Lösung

Security-Baselines, MFA- und Conditional-Access-Konzepte sowie Logging werden von Beginn an eingeplant und abgestuft ausgerollt – dokumentiert und auditfähig.

Copilot & Oversharing

Copilot macht unklare Berechtigungen und Datenchaos sofort sichtbar.

Lösung

Copilot-Readiness durch Daten- und Berechtigungsstruktur, Labels, Policies und Pilot-Use-Cases stellt sicher, dass Produktivität entsteht – nicht unkontrollierter Zugriff.

Partner & Technologien

Wir arbeiten mit etablierten Plattformen und bewährten Tools für sichere, nachvollziehbare und auditfähige Microsoft-365-Migrationen.

Modern Workplace – modular, aber aus einem Guss

Wir decken alle relevanten Bausteine einer Microsoft-365-Migration ab – technisch, organisatorisch und sicherheitsseitig. Alle Module greifen ineinander und werden sauber dokumentiert übergeben.

Alle Bausteine sind einzeln buchbar – werden von uns aber immer als zusammenhängendes Zielbild gedacht.

Migrationsszenarien & Preise – planbar statt Überraschung

Wir unterstützen Microsoft-365-Migrationen von „nur E-Mail“ bis zum vollständigen Modern Workplace. Ziel ist immer ein sauberer Zielzustand – mit vollständiger Datenübernahme und klarer Planung. Die nachfolgenden vier Szenarien verdeutlichen Migrationsoptionen.

Fehlt Ihnen ein Szenario?

Sprechen Sie uns an. In einem kurzen Kennenlern‑Meeting prüfen wir Quellsystem, Zielbild, Datenarten sowie Abhängigkeiten (z. B. Apps/SMTP/Scanner). Wir verfügen über ein Partnernetzwerk und können auch Sonderfälle realisieren – von SMTP‑/Relay‑Themen bis zur Mailbox‑Migration und komplexen Modern‑Workplace‑Szenarien.

Tenant‑to‑Tenant Migration

Typisch bei Fusion, Carve‑out, Tenant‑Wechsel oder Rebranding. Ziel ist ein sauberer Ziel‑Tenant, in dem Identitäten, Daten und Zusammenarbeit stabil funktionieren – ohne Stillstand im Tagesgeschäft.
Wir liefern:

  • Zielbild für Identität, Domains & Login (Entra ID/UPN‑Konzept)
  • Koexistenz (wenn sinnvoll) + geplanter Cutover inkl. Rollback‑Plan
  • Mailboxen, Kalender, Kontakte nach Scope
  • Teams/SharePoint/OneDrive nach Scope – inkl. Struktur & Berechtigungen
  • Enduser‑Kommunikation + Hypercare nach Go‑Live

Google Workspace → Microsoft 365

Typisch beim Wechsel von Gmail/Drive zu Outlook/Teams/SharePoint. Ziel ist nicht nur die Datenmigration, sondern schnelle Produktivität durch klare Struktur, Governance und Adoption.
Wir liefern:

  • Mail/Kalender/Kontakte – inkl. Pilot & Abnahme
  • Drive → OneDrive/SharePoint: Struktur, Owner‑Konzept, Rechte‑Modell
  • Teams‑Einführung inkl. Governance (Namenskonventionen, Gäste, Lifecycle)
  • Workshops je Abteilung: neue Arbeitsweisen & Adoption‑Guides
  • Optional: Copilot‑Readiness (Datenhygiene & Berechtigungen)

Exchange On‑Prem → Exchange Online

Typisch zur Ablösung lokaler Exchange‑Server, für mehr Sicherheit, weniger Wartung und bessere Verfügbarkeit. Ziel ist ein stabiler Übergang in Exchange Online – mit minimalen Unterbrechungen.
Wir liefern:

  • Entscheidung Hybrid vs Cutover (passend zu Risiko & Betriebsanforderungen)
  • Mailflow/DNS/Autodiscover sauber geplant & getestet
  • Shared Mailboxes, Ressourcen, Delegierungen, Mobile Devices berücksichtigt
  • SMTP‑Szenario für Apps/Scanner/Relays inkl. Tests vor Cutover
  • Hypercare nach Go‑Live (Outlook/Mobile/Delegierungen stabilisieren)

Open‑Xchange + Microsoft 365

Typisch bei der Standardisierung einer OX‑Groupware‑Umgebung auf Microsoft 365. Ziel ist eine saubere Übernahme der relevanten Datenarten und eine verständliche Umstellung für Anwender:innen.
Wir liefern:

  • Zielpfad je Datentyp (Mail/Kalender/Kontakte/ggf. Dateien) inkl. Validierung
  • Umstellungsplan + Kommunikationsplan („Was ändert sich wann?“)
  • Abnahme‑Checklisten: Ordner, Suche, Kalender, Delegierungen, Mobile Sync
  • Strategie gegen „Datenreste“: Archiv/Export/strukturierte Ablage, wenn nötig
  • Optional: Ausbau zu Modern Workplace (Teams/SharePoint/Intune/Copilot)

Migration ab 1.000 €

Für kleine Umgebungen mit klarer Ausgangslage ist ein Start ab 1.000 € möglich. Wir beginnen mit einem kurzen Kennenlerntermin und erstellen anschließend eine strukturierte Erstanalyse als Grundlage für Konzept, Zeitplan und – wo möglich – einen Festpreis oder Festpreisrahmen.

Individuelle Themen ab 120 €/h

Komplexe oder schwer vorab kalkulierbare Themen begleiten wir transparent auf Stundenbasis. Der Umfang wird vorab grob eingeschätzt – ohne versteckte Kosten oder Überraschungen.

ISMS‑konforme Begleitung – inkl. Change‑ Dokumentation & Datenschutz‑ Bausteinen

ISMS‑konforme Begleitung – inkl. Change‑Dokumentation & Datenschutz‑Bausteinen

ISMS‑konforme Begleitung – inkl. Change‑Dokumentation & Datenschutz‑Bausteinen

Wir begleiten Migrationen so, dass sie in ISMS‑Standards integrierbar sind: risikobasiert, nachvollziehbar, dokumentiert. Auf Wunsch liefern wir Change‑Dokumentation, die auditfähig ist (ISO/TISAX®‑orientiert).
wagner bruetsch

Workshops & Enablement: Arbeitsweisen erkennen – Prozesse automatisieren – Copilot sinnvoll nutzen

Die Ergebnisse unserer Zusammenarbeit:
  • Workshop‑Ergebnisse & Prozesslandkarte (kurz)
  • Use‑Case‑Backlog + Priorisierung
  • Pilotplan + Erfolgsmessung
  • Schulungsunterlagen / How‑to’s

Abteilungs-Workshops

Ist‑Arbeitsweisen, Pain Points, Informationsflüsse, Freigaben

Prozess‑ Optimierung

Quick‑Wins & Automatisierung (z. B. Power Automate/Apps)

Copilot Enablement

Readiness (Berechtigungen/Daten), Guidelines, Pilot‑Use‑Cases, Training je Abteilung/Rolle

Vom Kennenlerntermin zum stabilen Betrieb

Mit UBESAFE wissen Sie jederzeit, wo Sie stehen. Unser NIS2-Vorgehen ist klar strukturiert, planbar und auf Ihr Tagesgeschäft abgestimmt.

1. Kennenlerntermin (kostenlos)

  • Ziele
  • Scope
  • Randbedingungen

2. Erstanalyse (Discovery)

  • Systeme
  • Daten
  • Identität
  • Risiken
  • Abhängigkeiten

3. Konzept + Festpreis

  • Scope
  • Annahmen
  • Zeitplan
  • Abnahme

4. Vorbereitung + Pilot

  • Tests
  • Baselines
  • Kommunikation
  • User‑Guides

5. Migration + Cutover

  • Wellen/Stichtag
  • Monitoring
  • Troubleshooting

6. Hypercare + Übergabe

  • Stabilisierung
  • Dokumentation
  • Betriebsübergabe

FAQ Microsoft 365 Migration & Modern Workplace

Weil Rechte/Delegierungen je nach Quellsystem/Migrationsweg variieren. Wir prüfen das in der Erstanalyse, testen im Pilot und validieren über Abnahme‑Checklisten.

Nicht immer. Bei manchen Tenant‑Wechseln ist es jedoch der stabilste Weg. Wir planen das früh, liefern kurze Anleitungen und begleiten den Umstieg in Wellen.

Durch Pilot, klare Cutover‑Fenster, Monitoring, Rollback‑Plan und Hypercare. Stichtag = geplante Landung, nicht „Sprung ins Ungewisse“.

Wir klären: übernehmen, bereinigen oder in ein sauberes Archiv-/Compliance‑Konzept überführen – abhängig von Anforderungen und Datenqualität.

Weil SMTP‑Wege/Authentifizierung/Relays sich ändern. Wir definieren das Ziel‑SMTP‑Szenario vorab und testen es mit echten Geräten/Applikationen.

Ja – mit klarer Struktur, Governance und Abnahme. Wir entscheiden gemeinsam, was 1:1 migriert wird und was sinnvoll neu aufgebaut wird.

Mit Schutzbedarfs‑/Risikobetrachtung, Berechtigungs‑Cleanup, Rollenmodell und dokumentierten Maßnahmen.

Sinnvoll erst, wenn Datenstruktur & Berechtigungen passen. Wir empfehlen Copilot‑Readiness + Pilot‑Use‑Cases + Training.

Oft ja. Mit guter Planung und klaren Steps klappt remote sehr zuverlässig. Vor Ort optional (z. B. Endgeräte‑Rollout, kritischer Cutover).

Durch dokumentierte Changes, Risiko‑/Testnachweise, Freigaben, Abnahmeprotokolle und saubere Übergabe.

Für Puristen

BASIC

Für Sicherheitsbewusste

ADVANCED

Für alle, die mehr wollen

PREMIUM

Microsoft 365 Migration anfragen

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Was ist Microsoft 365 Migration?

Eine Microsoft-365-Migration beschreibt den strukturierten Umzug von E-Mail-Systemen, Dateien, Identitäten und Zusammenarbeitstools in die Microsoft-365-Cloud. Dazu zählen Szenarien wie Tenant-to-Tenant-Wechsel, Migrationen von Google Workspace, Exchange On-Prem oder Open-Xchange. Ziel ist ein stabiler, sicherer und nachvollziehbarer Zielzustand: Benutzende arbeiten ohne Unterbrechung weiter, Daten bleiben vollständig erhalten und Berechtigungen, Security-Einstellungen sowie Arbeitsweisen werden sauber übernommen oder bewusst neu strukturiert. Eine professionelle Migration berücksichtigt dabei nicht nur die Technik, sondern auch Governance, Datenschutz, Change-Begleitung und – je nach Umfeld – Audit- und Compliance-Anforderungen.