MICROSOFT 365 · EVERGREEN
“Die Daten liegen doch in der Cloud – Microsoft kümmert sich schon.”
Dieser Satz fällt in fast jedem IT-Gespräch, und er ist einer der
teuersten Irrtümer im Mittelstand. Microsoft betreibt seine Plattform
hochverfügbar, keine Frage. Aber Hochverfügbarkeit ist kein Backup – und
der Unterschied wird genau dann sichtbar, wenn es zu spät ist.
Kurzantwort
Microsoft 365 braucht ein eigenes Backup. Nach dem Prinzip der
geteilten Verantwortung (Shared Responsibility) sichert Microsoft den
Betrieb der Plattform – für die Daten selbst und ihre
Wiederherstellbarkeit ist der Kunde verantwortlich. Papierkörbe und
Aufbewahrungsmechanismen halten gelöschte Inhalte nur begrenzt und
ersetzen keine unabhängige Sicherung: Gegen versehentliches oder
böswilliges Löschen nach Fristablauf, kompromittierte Admin-Konten,
Ransomware-Synchronisation und langfristige
Wiederherstellungsanforderungen hilft nur ein separates Backup mit
eigener Aufbewahrung.
Shared Responsibility:
Wer sichert was?
Microsofts Zusage gilt der Plattform: Rechenzentren, Redundanz,
Verfügbarkeit der Dienste. Ihre Daten – Mails, Teams-Chats,
SharePoint-Bibliotheken, OneDrive-Ordner – repliziert Microsoft zwar
gegen Hardwareausfälle, aber jede Änderung wird brav mitrepliziert: auch
die Löschung, auch die Verschlüsselung durch Ransomware, auch der
Sabotageakt eines gekündigten Admins. Replikation kopiert Fehler in
Echtzeit – ein Backup bewahrt den Zustand davor.
Die fünf Lücken ohne
eigenes Backup
- Fristabläufe: Gelöschte Elemente liegen nur
begrenzt in Papierkörben und Aufbewahrungsstufen (typischerweise Wochen
bis wenige Monate, je nach Dienst und Konfiguration). Fällt der Fehler
später auf – bei ausgeschiedenen Mitarbeitern gern erst nach einem
Quartal – ist nichts mehr da. - Böswillige Löschung: Ein kompromittiertes oder
verärgertes Admin-Konto kann Inhalte samt Papierkorb entsorgen. Ohne
externe Kopie gibt es keine zweite Instanz. - Ransomware über Sync: Verschlüsselt ein befallener
Rechner lokale OneDrive-Ordner, synchronisiert der Client die
verschlüsselten Versionen pflichtbewusst in die Cloud. Versionierung
hilft oft, ist aber kein garantierter Rettungsanker – und bei
großflächigem Befall kaum praktikabel zurückzudrehen. - Compliance und Langzeit: Aufbewahrungspflichten von
Jahren lassen sich mit Bordmitteln zwar teils abbilden, aber eine
revisionsfähige, vom Produktivsystem unabhängige Kopie ist damit nicht
automatisch gegeben. - Der Faktor Lizenz: Verlässt ein Mitarbeiter das
Unternehmen und die Lizenz wird entzogen, beginnt der Countdown für
dessen Daten. Offboarding ohne Sicherungskonzept ist Datenverlust mit
Ansage.
Was ein richtiges
M365-Backup leisten muss
- Abdeckung: Exchange (Postfächer, Kalender),
SharePoint, OneDrive, Teams – nicht nur die Mailbox - Unabhängige Aufbewahrung: Speicherung außerhalb des
Microsoft-Tenants bzw. logisch getrennt, mit eigenen Zugangsdaten –
sonst fällt das Backup mit dem Konto - Unveränderbarkeit: Sicherungen, die auch ein
Angreifer mit Admin-Rechten nicht löschen oder verschlüsseln kann - Granulare Wiederherstellung: die einzelne Mail von
vor 14 Monaten, nicht nur “alles oder nichts” - Wiederherstellungstests: Ein Backup ist erst dann
eines, wenn die Rücksicherung nachweislich funktioniert – Auditoren
fragen genau danach
Preislich bewegt sich professionelles M365-Backup im niedrigen
einstelligen Eurobereich pro Nutzer und Monat – gemessen an einem
einzigen Datenverlust-Vorfall die wohl günstigste Versicherung im
gesamten IT-Budget. Wer ohnehin gerade Lizenzen sortiert, nimmt das
Thema am besten gleich mit: Der Vergleich
Business Premium vs. Standard zeigt, was im Abo steckt – Backup
gehört bewusst nicht dazu.
Häufige Fragen (FAQ)
Microsoft wirbt doch selbst mit einem
Backup-Produkt? Ja, Microsoft bietet inzwischen einen eigenen
Backup-Dienst an – das bestätigt den Punkt eher, als ihn zu widerlegen:
Auch aus Microsofts Sicht ist der Basisdienst kein Backup. Ob die
Sicherung dann beim selben Anbieter liegen sollte wie die Daten, ist
eine bewusste Risikoentscheidung.
Reichen Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies) nicht
aus? Sie sind ein Compliance-Werkzeug und wertvoll – aber an
den Tenant gebunden, komplex in der Pflege und kein Ersatz für eine
unabhängige, unveränderbare Kopie mit Wiederherstellungstests.
Wie lange sollten wir aufbewahren? Mindestens so
lange, wie Fehler realistisch unentdeckt bleiben (Monate), plus
gesetzliche und vertragliche Fristen. Üblich sind gestaffelte Konzepte
von 30 Tagen bis mehreren Jahren.
Wer kümmert sich um Betrieb und Tests? Genau hier
scheitern Eigenlösungen: eingerichtet ja, geprüft nie. Im
Managed-Betrieb gehören Monitoring der Sicherungsjobs und regelmäßige
Restore-Tests zum Standard.
Fazit
Microsoft hält die Plattform am Laufen – Ihre Daten wiederherstellbar
zu halten, ist Ihre Aufgabe. Papierkörbe sind Komfort, keine Strategie.
Ein unabhängiges, unveränderbares Backup mit getesteter
Wiederherstellung kostet wenige Euro pro Kopf und schließt die Lücke,
die im Ernstfall über Wochen Stillstand entscheidet. Im gemanagten
Microsoft-365-Betrieb ist genau das von Anfang an eingebaut –
inklusive der Tests, die aus einer Sicherung ein Sicherheitsnetz
machen.
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