MICROSOFT 365 · EVERGREEN
Es ist der stille Kostenfresser fast jeder Microsoft-365-Umgebung:
Lizenzen, die niemand mehr nutzt, aber jeden Monat kosten.
Ausgeschiedene Mitarbeiter, überdimensionierte Pläne, doppelte
Zuweisungen – über die Jahre wächst ein Lizenz-Wildwuchs, der oft mehr
Einsparpotenzial birgt als jede Preisverhandlung. Das Aufräumen kostet
wenig und bringt sofort spürbare Ersparnis.
Kurzantwort
Microsoft-365-Lizenzen lassen sich meist deutlich reduzieren, ohne
dass jemand etwas vermisst – durch systematisches Aufräumen: ungenutzte
Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeiter einziehen, überdimensionierte Pläne
auf den tatsächlichen Bedarf anpassen, doppelte oder überlappende
Zuweisungen bereinigen, und die Zuordnung regelmäßig überprüfen. Der
Hebel ist erheblich, weil Lizenzkosten pro Nutzer und Monat anfallen und
sich ungenutzte Lizenzen so Monat für Monat summieren. Wichtig:
Aufräumen heißt nicht unterlizenzieren – wer Nutzern nötige Funktionen
(etwa Sicherheit) wegnimmt, spart an der falschen Stelle. Ziel ist die
passgenaue Lizenzierung: jeder bekommt, was er braucht, aber nichts, was
ungenutzt bleibt.
Wo die ungenutzten
Lizenzen versteckt sind
- Karteileichen: Konten ausgeschiedener Mitarbeiter,
deren Lizenz nie eingezogen wurde. Der Klassiker – oft laufen sie
jahrelang weiter, weil das Offboarding die Lizenz nicht mit erfasst hat
(siehe Mitarbeiter-Offboarding). - Überdimensionierte Pläne: Nutzer mit einer teuren
Lizenz, die nur einen Bruchteil der Funktionen benötigen – etwa
Mitarbeiter, die primär E-Mail nutzen, aber die volle Suite lizenziert
haben. - Doppelzuweisungen: Nutzer, denen sich überlappende
Lizenzen oder Zusatzpakete zugewiesen wurden, deren Funktionen schon in
einer anderen Lizenz enthalten sind. - Ungenutzte Zusatzpakete: einzeln gebuchte Add-ons,
die niemand aktiviert oder verwendet hat. - Falsch skalierte Lizenzmengen: mehr Lizenzen
gekauft als zugewiesen, weil ein Projekt kleiner ausfiel als
geplant.
So gehen Sie das Aufräumen
an
- Bestandsaufnahme: Alle Lizenzen und ihre Zuweisung
erfassen – wer hat was, und wird es genutzt? Die Nutzungsauswertungen
von Microsoft 365 zeigen inaktive Konten und ungenutzte Funktionen. - Karteileichen einziehen: Konten ausgeschiedener
oder inaktiver Nutzer identifizieren und deren Lizenzen einziehen (Daten
vorher sichern/übergeben, siehe Offboarding-Prozess). - Pläne an den Bedarf anpassen: Prüfen, ob teure
Lizenzen bei Nutzern mit geringem Bedarf durch günstigere ersetzt werden
können – ohne nötige Funktionen zu streichen. - Doppelungen bereinigen: überlappende Lizenzen und
Add-ons entfernen, deren Funktion schon anderweitig abgedeckt ist. - Prozess verankern: Das Aufräumen einmal ist gut,
regelmäßig ist besser – Lizenzprüfung an das Offboarding koppeln und
periodisch (z. B. quartalsweise) wiederholen, damit kein neuer Wildwuchs
entsteht.
Sparen ohne zu
unterlizenzieren
Der wichtigste Grundsatz: Das Ziel ist Passgenauigkeit, nicht
Minimalismus um jeden Preis. Wer Nutzern sicherheitsrelevante Funktionen
streicht, um ein paar Euro zu sparen, riskiert weit teurere Schäden –
eine fehlende Schutzfunktion, die einen Vorfall ermöglicht, kostet mehr
als jede eingesparte Lizenz. Ebenso ist Unterlizenzierung (Nutzung von
Funktionen ohne passende Lizenz) rechtlich riskant. Der richtige Weg ist
die ehrliche Bedarfsanalyse pro Nutzergruppe: Wer braucht wirklich
welche Funktionen? Oft ergibt sich eine gemischte Lizenzierung, die
sowohl spart als auch alle nötigen Funktionen abdeckt. Weil die
Preisabstände zwischen manchen Plänen gering sind, lohnt dabei auch der
Blick, ob ein etwas höherer Plan mit mehr enthaltenen Funktionen den
Zukauf von Add-ons überflüssig macht – die Gesamtrechnung entscheidet,
wie der Beitrag Was kostet
Microsoft 365 zeigt.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie viel lässt sich typischerweise sparen? Das hängt
vom Ausgangszustand ab – in gewachsenen Umgebungen mit vielen
Karteileichen und überdimensionierten Plänen oft spürbar. Der genaue
Betrag ergibt sich erst aus der Bestandsaufnahme; der Aufwand dafür ist
gering im Verhältnis zur Ersparnis.
Was passiert mit den Daten, wenn wir eine Lizenz
einziehen? Vor dem Einziehen die Daten sichern oder übergeben –
Postfach, OneDrive-Inhalte etc. Der geregelte Umgang damit ist Teil
eines sauberen Offboarding-Prozesses; einfach die Lizenz zu entfernen
ohne Datensicherung wäre ein Fehler.
Sollten wir das selbst machen oder begleiten lassen?
Die Bestandsaufnahme und einfache Bereinigung sind machbar; bei
komplexer Lizenzierung, Bedarfsanalyse und der Verankerung eines
dauerhaften Prozesses hilft externe Erfahrung, sowohl Einsparungen zu
finden als auch Unterlizenzierung zu vermeiden.
Fazit
Das Aufräumen ungenutzter Microsoft-365-Lizenzen ist einer der
wirtschaftlichsten Hebel überhaupt: geringer Aufwand, sofortige
monatliche Ersparnis, kein Funktionsverlust – wenn man passgenau statt
minimalistisch vorgeht. Der Schlüssel ist, das Aufräumen zu verankern
(gekoppelt ans Offboarding, regelmäßig wiederholt), damit kein neuer
Wildwuchs entsteht. Bei Bestandsaufnahme, bedarfsgerechter Lizenzierung
und der Verankerung eines dauerhaften Lizenz-Managements unterstützen
wir als Microsoft-365-Partner.
Zahlen Sie für Lizenzen, die niemand nutzt? Kostenloses Erstgespräch –
wir machen die Bestandsaufnahme und finden, was sich einsparen
lässt.