GoBD-Archivierung – konform aufbewahren und alles wiederfinden
Revisionssichere E-Mail-Archivierung über Microsoft 365 – mit sekundenschneller Suche über alle Postfächer, in Anhängen und in E-Rechnungen.
- Suche über alle Postfächer
- Findet in Anhängen, nicht nur im Betreff
- E-Rechnungen lesbar statt XML-Code
- 15 GB Archivspeicher je Postfach – geteilte Postfächer inklusive
35+ Jahre
Erfahrung im Team
200+
betreute Kund:innen, laufend im Bestand
Mo–Fr 8–17 Uhr
Servicezeiten mit garantierten SLA-Reaktionszeiten
Security by Default
Absicherung ist Grundeinstellung, keine Zusatzoption
Sekundenschnell finden – über alle Postfächer
Eine Suche statt zwanzig Postfächer und hundert Unterordner. Das Archiv hat eine eigene Suchoberfläche – Sie müssen weder die Ordnerstruktur kennen noch wissen, wer die Mail damals bekommen hat.
Volltextsuche im ganzen Unternehmen
Ein Suchbegriff, alle freigegebenen Postfächer – inklusive geteilter Postfächer und der Postfächer ehemaliger Mitarbeitender. Kein Ordner-Chaos, kein Durchklicken.
Findet im Inhalt, nicht nur im Betreff
Gesucht wird auch in Anhängen. Angebot, Vertrag oder Freigabe tauchen auf, wenn Sie nur einen Begriff aus dem Dokument kennen – nicht den Dateinamen.
Gezielt bereitstellen statt suchen
Bei Betriebsprüfung oder Streitfall stellen Sie die relevanten Mails gezielt zusammen und exportieren sie – statt Postfächer zu durchforsten.
15 GB Archivspeicher je Postfach – geteilte Postfächer wie info@ oder rechnung@ zählen nicht mit und sind ohne Aufpreis enthalten.
E-Rechnungen lesbar – statt XML-Code
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. XRechnung und ZUGFeRD sind strukturierte XML-Dateien – für Maschinen gemacht, nicht fürs Auge. Das Archiv zeigt sie als Rechnung an.
Empfang ist Pflicht
Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für jedes Unternehmen. Die Pflicht zum Versand folgt gestaffelt ab 2027.
Das Original ist die XML
Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz, nicht nur ein Sichtbild. Das Archiv bewahrt die Datei unverändert auf.
Lesbar und auffindbar
XRechnung und ZUGFeRD erscheinen in der Suchoberfläche als Rechnung – und sind über die Suche jederzeit wiederzufinden.
Konform archivieren reicht nicht. Schnell finden ist der Mehrwert.
Im Erstgespräch klären wir Benutzer, Postfächer und E-Rechnungsempfang.
Archivieren ist Pflicht. Wiederfinden ist der Nutzen.
GoBD-konform aufbewahren kann heute fast jede Archivlösung. Im Alltag zählt etwas anderes: ob Sie die Mail mit dem Angebot, die Freigabe des Kunden oder die Rechnung vom März in Sekunden finden – ohne zu wissen, in welchem Ordner wer sie abgelegt hat.
Deshalb richten wir die Archivierung nicht als Pflichtübung ein, sondern als Werkzeug für Buchhaltung, Vertrieb und Geschäftsführung. Die Konformität ist die Eintrittskarte – die Suche ist der Grund, warum sich die Lösung jeden Tag rechnet.
Was die GoBD verlangen – und was die Technik abdeckt
Die GoBD gelten für jedes Unternehmen, das Bücher führt – und für jede E-Mail, die als Handels- oder Geschäftsbrief oder als Buchungsbeleg dient. Sechs Anforderungen, auf die es bei der Aufbewahrung ankommt.
Vollständigkeit
Journaling schreibt jede ein- und ausgehende Mail mit, bevor sie im Postfach gelöscht oder verändert werden kann.
Unveränderbarkeit
Archivierte Mails und Anhänge lassen sich nachträglich nicht ändern – der Originalzustand bleibt nachweisbar.
Ordnung
Jede Mail ist indexiert und über die Suche auffindbar – unabhängig davon, wie Mitarbeitende ihre Ordner pflegen.
Nachvollziehbarkeit
Zugriffe auf das Archiv werden protokolliert. Wer wann gesucht und exportiert hat, bleibt nachvollziehbar.
Lesbarkeit
Mails und Anhänge bleiben über die gesamte Frist lesbar und maschinell auswertbar – auch E-Rechnungen im XML-Format.
Verfahrensdokumentation
Beschreibt, wie Ihr Unternehmen aufbewahrt. Wir liefern die technische Beschreibung zu, das Verfahren beschließen Sie mit Ihrem Steuerberater.
Archivierung ist kein Backup
Beides wird ständig verwechselt – und beides wird gebraucht. Ein Backup erfüllt die GoBD nicht, ein Archiv ersetzt kein Backup.
Backup stellt wieder her
Ein Backup sichert einen Zustand, um Systeme nach Ausfall oder Angriff zurückzuholen. Es wird rotiert und überschrieben – gebaut für die Wiederherstellung, nicht für die Suche.
Archiv bewahrt auf
Das Archiv hält jede Mail unveränderbar über die gesamte Frist vor – einzeln auffindbar, auch Jahre später.
Beides zusammen
Für die Wiederherstellung Ihrer Systeme sorgt Backup & Recovery. Die Archivierung kommt dazu, nicht an seine Stelle.
Was in der GoBD-Archivierung enthalten ist
Eine Leistung, abgerechnet je Benutzer und Monat. Den Preis nennen wir nach dem Erstgespräch – er hängt an der Zahl der Benutzer und an Ihrer Ausgangslage.
Journaling
Alle ein- und ausgehenden Mails werden unabhängig vom Postfach mitgeschrieben – bevorzugt über Microsoft 365, auch mit Exchange und anderen Mailsystemen.
Eigene Suchoberfläche
Volltextsuche über alle Postfächer, Mails und Anhänge – unabhängig von der Ordnerstruktur in Outlook.
E-Rechnungs-Ansicht
XRechnung und ZUGFeRD werden lesbar dargestellt, das Original bleibt unverändert archiviert.
15 GB je Postfach
Archivspeicher je Benutzerpostfach, für das Unternehmen zusammengerechnet. Freigegebene Postfächer zählen nicht mit und sind ohne Aufpreis enthalten. Weiterer Speicher ist zubuchbar.
Einrichtung und Betrieb
Wir binden das Archiv an Ihr Mailsystem an und betreuen den laufenden Betrieb.
Unterstützung bei der Dokumentation
Für Ihre Verfahrensdokumentation liefern wir die Beschreibung der technischen Umsetzung.
Technik von uns, Verfahren mit Ihrem Steuerberater
GoBD-Konformität entsteht aus Technik, Verfahrensdokumentation und gelebten Abläufen. Wir leisten keine Rechts- oder Steuerberatung: Die Vorgaben macht Ihr Steuerberater, und er legt das Verfahren gemeinsam mit Ihnen fest.
UBESAFE: die Technik
Journaling, Archiv, Suche, Zugriffe und laufender Betrieb – dazu die technische Beschreibung für die Verfahrensdokumentation.
Steuerberater: die Vorgaben
Welche Mails aufbewahrungspflichtig sind, welche Fristen gelten und ob das Verfahren trägt. Er gibt die Vorgaben, wir setzen sie um.
Ihr Unternehmen: das Verfahren
Beschließt das Verfahren mit dem Steuerberater, gibt die Verfahrensdokumentation frei und sorgt dafür, dass die Abläufe im Alltag eingehalten werden.
So richten wir die Archivierung ein
In sechs Schritten vom Erstgespräch zum durchsuchbaren Archiv.
1. Erstgespräch
Benutzer, Postfächer, Mailsystem und E-Rechnungsempfang aufnehmen.
2. Vorgaben klären
Fristen und Umfang mit Ihrem Steuerberater abstimmen – er gibt die Vorgaben.
3. Journaling einrichten
Archiv an Microsoft 365 oder Ihr Mailsystem anbinden – ab dann wird jede Mail mitgeschrieben.
4. Zugriffe festlegen
Bestimmen, wer unternehmensweit suchen darf – etwa Geschäftsführung und Buchhaltung.
5. Verfahrensdokumentation
Technische Beschreibung liefern, Dokumentation mit Ihnen und dem Steuerberater abschließen.
6. Laufender Betrieb
Wir betreuen das Archiv – Sie suchen und finden.
Kundenstimme IT-Betrieb
Mit UBESAFE sind wir mit unserer IT über alle Plattformen neu durchgestartet – von der Netzwerkinfrastruktur über Microsoft 365 bis zur Telefonanlage. Besonders wichtig war uns dabei, die Kolleginnen und Kollegen auf dem Weg mitzunehmen: In einem gemeinsam mit dem Betriebsrat abgestimmten Schulungskonzept haben wir ein regelmäßiges Weiterbildungsprogramm etabliert. Darüber hinaus gefällt uns: Wenn ein Problem entsteht, wird es pragmatisch, direkt und konkret gelöst – so muss eine gute Zusammenarbeit aussehen.
Maximilian Schmitt
Geschäftsführer, Arbeit und Leben e. V.
Unternehmen, die UBESAFE vertrauen
Ein Ausschnitt der Kund:innen, die wir laufend betreuen.
Alexander Brütsch über GoBD-Archivierung
Konform archivieren ist Pflicht, und die meisten Lösungen erfüllen sie. Der Unterschied zeigt sich an dem Tag, an dem jemand eine Mail von vor drei Jahren braucht: Dann zählt, ob die Suche Sekunden dauert oder einen halben Tag.
Darum richten wir Archivierung als Werkzeug für den Alltag ein, nicht als Pflichtübung. Die steuerrechtlichen Vorgaben macht Ihr Steuerberater – wir sorgen dafür, dass die Technik sie zuverlässig umsetzt.
Alexander Brütsch
Geschäftsführer, UBESAFE GmbH
Bereit für ein Archiv, das Sie auch durchsuchen wollen?
Unverbindliches Erstgespräch – wir melden uns innerhalb eines Werktages.
GoBD-konforme E-Mail-Archivierung mit Volltextsuche
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verlangen, dass steuerlich relevante E-Mails vollständig, unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar aufbewahrt werden. Für die meisten Unternehmen betrifft das Angebote, Aufträge, Rechnungen und die Korrespondenz mit Kund:innen und Lieferanten – also einen großen Teil des Postfachs.
UBESAFE setzt die GoBD-Archivierung über Journaling um: Jede ein- und ausgehende Mail wird unabhängig vom Postfach revisionssicher mitgeschrieben – bevorzugt mit Microsoft 365 Managed, aber auch mit Exchange und anderen Mailsystemen. Der Mehrwert liegt in der Suche: Volltext über alle Postfächer und Anhänge, dazu E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD, die das Archiv lesbar darstellt.
Abgerechnet wird je Benutzer und Monat. Enthalten sind 15 GB Archivspeicher je Postfach, freigegebene Postfächer zählen nicht mit, weiterer Speicher ist zubuchbar. Archivierung ersetzt kein Backup und ist zugleich ein Baustein im Informationssicherheits-Managementsystem nach ISO 27001. Für Vereine und Stiftungen gelten dieselben Pflichten – mehr dazu unter Gemeinnützige Organisationen. Begriffe wie Journaling oder Verfahrensdokumentation erklärt unser Glossar.
UBESAFE leistet keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind und wie das Verfahren aussieht, legen Sie mit Ihrem Steuerberater fest; wir setzen die technische Aufbewahrung danach um.
Verankert in der Metropolregion Hannover Braunschweig Göttingen Wolfsburg, bundesweit tätig – und für die Standorte unserer Kund:innen weltweit.
Häufige Fragen zur GoBD-Archivierung
Was bedeutet GoBD-Archivierung?
Steuerlich relevante E-Mails samt Anhängen werden vollständig, unveränderbar und auffindbar aufbewahrt – über die gesamte Frist. Technisch setzen wir das über Journaling um: Jede Mail wird mitgeschrieben, bevor sie im Postfach gelöscht oder verändert werden kann.
Ist die Lösung GoBD-zertifiziert?
Eine GoBD-Zertifizierung gibt es nicht. Die Technik erfüllt die Anforderungen an eine revisionssichere Aufbewahrung; GoBD-konform ist das Gesamtverfahren aus Technik, Verfahrensdokumentation und gelebten Abläufen. Das Verfahren legen Sie mit Ihrem Steuerberater fest.
Leistet UBESAFE Rechts- oder Steuerberatung?
Nein. Wir liefern die Technik und unterstützen bei der Dokumentation. Welche Mails aufbewahrungspflichtig sind und welche Fristen gelten, entscheidet Ihr Steuerberater – er gibt die Vorgaben, wir setzen sie um.
Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Backup?
Ein Backup sichert einen Systemzustand für die Wiederherstellung und wird rotiert und überschrieben. Das Archiv bewahrt jede Mail unveränderbar und einzeln auffindbar über die gesamte Frist auf. Ein Backup erfüllt die GoBD nicht – Sie brauchen beides.
Wie lange werden E-Mails aufbewahrt?
Je nach Art der Unterlage gelten gesetzlich in der Regel sechs, acht oder zehn Jahre. Welche Frist für welche Mails gilt, legt Ihr Steuerberater fest; die Aufbewahrung im Archiv richten wir danach ein.
Wer hat Zugriff auf das Archiv?
Das legen Sie fest. Üblich ist, dass nur benannte Verantwortliche wie Geschäftsführung oder Buchhaltung unternehmensweit suchen dürfen. Datenschutz und – falls vorhanden – Betriebsrat sollten Sie dabei vorab einbinden.
Wie viel Archivspeicher ist enthalten?
15 GB je Postfach, für das Unternehmen zusammengerechnet – freigegebene Postfächer zählen nicht mit. Bei 30 Postfächern sind das 450 GB.
Reichen 15 GB je Postfach aus?
Für normale Betriebe nach unserer Erfahrung mehr als ausreichend: Ein Kunde mit 30 Postfächern hat 450 GB zur Verfügung und belegt nach sechs Jahren Archivierung im Mittel rund 320 GB. Wird es doch eng, ist weiterer Speicher zubuchbar.
Funktioniert das nur mit Microsoft 365?
Bevorzugt nutzen wir Microsoft 365, weil Journaling dort sauber integriert ist. Die Archivierung lässt sich aber auch mit Exchange und anderen Mailsystemen kombinieren.
Sind geteilte Postfächer enthalten?
Ja. Freigegebene Postfächer wie info@ oder rechnung@ werden ohne Aufpreis mitarchiviert und zählen nicht zum Speicher. Abgerechnet wird je Benutzer und Monat.
Was kostet die GoBD-Archivierung?
Abgerechnet wird je Benutzer und Monat, geteilte Postfächer sind enthalten. Den konkreten Preis nennen wir nach dem Erstgespräch – er hängt an der Zahl der Benutzer und an Ihrer Ausgangslage.
Finde ich Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitenden?
Ja. Weil Journaling unabhängig vom Postfach mitschreibt, bleiben die Mails im Archiv auffindbar – auch wenn das Postfach längst gelöscht ist.
Kann ich in Anhängen suchen?
Ja. Die Volltextsuche durchsucht auch Anhänge. Angebot, Vertrag oder Rechnung finden Sie über einen Begriff aus dem Dokument – der Dateiname muss nicht bekannt sein.
Wie werden E-Rechnungen dargestellt?
XRechnung und ZUGFeRD enthalten die Rechnung als XML. Das Archiv zeigt sie lesbar als Rechnung an, statt den Code zu öffnen. Aufbewahrt wird das Original unverändert.
Muss mein Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versand folgt gestaffelt ab 2027. Was das im Einzelfall bedeutet, klärt Ihr Steuerberater.
Was ist mit Mails aus der Zeit vor dem Start?
Journaling erfasst alle Mails ab der Einrichtung. Ob und wie Bestandsmails aus den Postfächern übernommen werden, klären wir im Erstgespräch.
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Ja, sie gehört zur GoBD-Konformität und beschreibt, wie Ihr Unternehmen aufbewahrt. Wir liefern die technische Beschreibung und unterstützen bei der Dokumentation; abgestimmt und freigegeben wird sie mit Ihrem Steuerberater.
Ihre Frage ist nicht dabei? Melden Sie sich – wir antworten innerhalb eines Werktages.
Passt zur GoBD-Archivierung
Archivierung ist ein Baustein. Diese Leistungen greifen direkt daneben.
Microsoft 365 Managed
Ihr Tenant im laufenden Betrieb – die Grundlage für Journaling und Archiv.
Backup & Recovery
Backup stellt Systeme wieder her, das Archiv bewahrt auf – Sie brauchen beides.
Internes Audit
Prüft, ob Aufbewahrung und Abläufe im Alltag tatsächlich so laufen wie dokumentiert.
Kostenloses Erstgespräch zur GoBD-Archivierung
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- Kostenloses, unverbindliches Erstgespräch – 30 Minuten.
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Ihre Ansprechpartner
Alexander Brütsch
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